FIDIC 28 günlük claim notice: geç bildirimde hak otomatik olarak kaybedilir mi?

Güvenli cevap şudur: 28 günlük süreyi kesin bir son tarih gibi yönetin ve hiçbir zaman istisnaya güvenerek plan yapmayın. 2017 Red ve Yellow Book altında ek ödeme, süre uzatımı veya Clause 20 kapsamındaki benzer zaman/para hakkı talep eden taraf, olay veya koşuldan haberdar olduğu ya da olması gerektiği tarihten itibaren mümkün olan en kısa sürede ve en geç 28 gün içinde Notice of Claim vermelidir. Metnin sert olmasının nedeni, FIDIC'in claim'lerin kayıtlar hâlâ korunabilir ve proje olayın etkisine göre hâlâ yönetilebilirken ortaya çıkarılmasını istemesidir.

2017 sürümündeki önemli değişikliklerden biri simetridir. Clause 20 claim süreci hem İşveren hem de Yüklenici claim'lerine uygulanırken 1999 formlarında taraflar farklı hükümler altında ele alınıyordu. Bunun pratik sonucu, İşveren ekibinin de notice disiplinine ihtiyaç duymasıdır; claim yönetimi yalnızca Yüklenicinin sistem kurması gereken bir konu değildir. Yalnızca yüklenici notice'larını izleyen ancak İşveren haklarını, kesintileri, gecikme pozisyonlarını veya Defects Notification Period konularını takip etmeyen bir proje, 2017 çerçevesini iki taraflı bir süreç olarak yönetmiyor demektir.

Sık yapılan hatalardan biri, program güncellemesi, ilerleme raporu, toplantı tutanağı veya sıradan bir e-postanın otomatik olarak sözleşmesel Notice of Claim sayılacağını varsaymaktır. 2017 metninde notice süreci bilinçli olarak daha formal hale getirilmiştir. İletişim açıkça bir Notice işlevi görmeli, claim'e yol açan olay veya koşulu tanımlamalı ve sözleşmenin iletişim hükümlerine uymalıdır. İlerleme kayıtları çok önemli kanıttır; ancak formal notice mekanizmasının yerine kullanılmamalıdır. Pratik kural basittir: ekip bir olayın hak doğurabileceğini düşünüyorsa sözleşmesel notice'ı verin, delil ve hesap çalışmalarını ayrıca geliştirmeye devam edin.

Birçok kısa özetin atladığı nokta, 2017 prosedürünün 'geç ise hak kaybolur' cümlesiyle bitmemesidir. Engineer Notice of Claim'in geç verildiğini düşünüyorsa, 2017 formlarında genel olarak 14 gün olarak düzenlenen sözleşmesel cevap süresi içinde gerekçeli bir notice vermek zorundadır. Engineer gerekli bildirimi vermezse Notice of Claim sözleşmesel mekanizma içinde geçerli kabul edilir; ancak diğer taraf bu geçerliliğe itiraz ederek konunun determination sürecinde değerlendirilmesini isteyebilir. Bu, geç bildirim yapma izni değildir. Engineer'ın kendi sürelerini de kritik hale getiren bir sözleşme yönetimi güvencesidir.

İlk notice yalnızca başlangıçtır. 2017 claim prosedüründe, sözleşme kapsamında başka bir süre kararlaştırılmadıkça, tarafın olay veya koşuldan haberdar olduğu ya da olması gerektiği tarihten itibaren genel olarak 84 gün içinde fully detailed claim sunulması gerekir. Bu sunum olayın açıklamasını, sözleşmesel ve/veya diğer hukuki dayanağı, dayanılan contemporaneous records'ı ve talep edilen para veya süreye ilişkin ayrıntılı hesabı içermelidir. 28 günlük notice'ı verip daha sonra sözleşmesel dayanağı, neden-sonuç analizini, program etkisini ve maliyet kanıtlarını geliştirmeyen ekip, giriş kapısını korumuş ancak claim'i inşa etmemiş olur.

Peki notice gerçekten geç verilmişse ne olur? 2017 çerçevesindeki Sub-Clause 20.2.5, geç sunumun koşullarının agreement veya determination sırasında değerlendirilmesine imkân verir. Diğer tarafın geç kabul nedeniyle uğrayacağı zarar ve diğer tarafın olay, koşul veya sözleşmesel dayanak hakkında önceden bilgi sahibi olduğuna ilişkin kanıtlar dikkate alınabilecek unsurlar arasındadır. Bu nedenle iyi hazırlanmış ilerleme raporları ve contemporaneous records, Notice'ın yerine geçmeseler bile geç notice tartışmasında önem taşıyabilir. Kritik ayrım şudur: bu olası bir sözleşmesel rahatlama mekanizmasıdır; süre şartını görmezden gelme hakkı değildir. Taraflar, imzalanmış sözleşmedeki mekanizma uyarınca aksi belirlenmedikçe sürenin uygulanacağını varsaymalıdır.

Notice kayıplarının çoğunda mühendislik çözümü, süre geçtikten sonra daha iyi argüman üretmek değil; süre dolmadan önce daha iyi proje kontrol sistemi kurmaktır. Her potansiyel claim olayı; awareness date, notice son tarihi, sorumlu kişi, sözleşmesel dayanak, gerekli kayıtlar, program etkisi ve ticari durum bilgileriyle canlı bir claim register'a girmelidir. Saha talimatları, geciken bilgiler, erişim kısıtları, tasarım değişiklikleri, test başarısızlıkları, idare gecikmeleri ve arayüz çatışmaları düzenli olarak hak doğurucu etkileri açısından incelenmelidir. Gokbilge Engineering'in proje yönetimi ve mühendislik danışmanlığı hizmetleri; program, kapsam, arayüz, teknik yazışma ve change control süreçlerini birbirine bağlayarak sözleşmesel olayların erken belirlenmesini ve tutarlı biçimde kayıt altına alınmasını destekler. Hukuki hak değerlendirmesi ve uygulanacak hukuk konuları yetkin hukuk danışmanlarıyla teyit edilmelidir.

Bu makale FIDIC sözleşme yönetimini mühendislik ve proje teslimi perspektifinden açıklar; hukuki danışmanlık niteliğinde değildir. Her projede imzalanmış sözleşme, Özel Şartlar (Particular Conditions), uygulanacak hukuk ve kullanılan FIDIC baskısı/esas metni belirleyicidir.