Türkiye ve uluslararası ihalelerde iş deneyimi belgeleri: gerçekte neyin kabul edildiğine dair kapsamlı rehber

İlk kural, “iş bitirme belgesi” ifadesini her yerde aynı anlama geliyormuş gibi kullanmamaktır. Türkiye kamu alımlarında iş deneyimi; adı belirlenmiş belge türleri, düzenlemeye yetkili makamlar ve EKAP süreçleri olan mevzuata bağlı bir sistemdir. Dünya Bankası, ADB, AfDB, IsDB, AB veya başka bir uluslararası ihalede ise değerlendirici; isteklinin bir veya daha fazla benzer sözleşmeyi tatmin edici ya da substantially completed şekilde gerçekleştirip gerçekleştirmediğine ve bu deneyimin bidding document'ta istenen form ve supporting documents ile ispatlanıp ispatlanamadığına bakabilir. Kanıt paketi bir completion certificate içerebilir; ancak yeterlilik sonucu otomatik olarak Türk EKAP kaydının varlığına bağlı değildir.

Bu ayrım en çok özel sektör projelerinde önemlidir. Türk bir yüklenici özel bir işveren için fabrika, enerji santrali, otel, endüstriyel utility sistemi veya lojistik tesisi yapmış olabilir. Projenin kamu ihalesi geçmişi hiç bulunmayabilir. Türkiye'deki yapım işi kamu alımları rejiminde yurtiçi özel sektör işleri için deneyim belgesi düzenlenmesi ve kullanılması konusunda özel kurallar vardır. Ancak ayrı bir uluslararası ihalede kabul eden kurum yalnızca sözleşme bedelinin, tarihlerin, kapsamın, tamamlanma durumunun, temel miktarların ve bidder'ın fiilî katılımının kanıtlanmasını isteyebilir. Canlı uluslararası bidding document deneyimi kamu işvereniyle sınırlamıyorsa, asıl müşterinin özel sektör olması tek başına deneyimi kullanılamaz hale getirmez.

%80 sorusunda da aynı ayrım gerekir. Türkiye yapım işi kamu alımları rejiminde devam eden bir sözleşmeden “iş durum belgesi” alınabilmesi; ilk sözleşme bedelinin tamamlanması, toplam sözleşme bedelinin en az %80'ine ulaşılması ve mevzuattaki kalite, ödeme/tahakkuk ve ihtilafla ilgili diğer şartların sağlanmasına bağlıdır. Bu, bitmemiş işe Türk mevzuatında “iş bitirme belgesi” verildiği anlamına gelmez. Buna karşılık bazı Dünya Bankası qualification dokümanları deneyim bakımından “substantial completion”ı sözleşme kapsamındaki işlerin %80 veya daha fazlasının tamamlanması olarak tanımlar. Rakam aynı görünse de hukuki ve procurement anlamı tamamen farklıdır.

Katılım statüsü de etiketlerin yanıltıcı olabildiği alanlardan biridir. Bir firma tek başına ana yüklenici, JV member, management contractor veya alt yüklenici olarak çalışmış olabilir. Türkiye kurallarında uygun durumlarda özel bir alt yüklenici iş bitirme belgesi dahil olmak üzere kendi belge türleri ve şartları vardır. Uluslararası MDB formları ise çoğu zaman bidder'ın JV ortağı veya subcontractor olup olmadığını ve katılım yüzdesi ile tutarını açıklamasını ister. Daha sonra ilgili deneyim canlı qualification kriterine göre test edilir. Bu nedenle doğru soru “Şirket ana yüklenici miydi?” değil; “Bu tüzel kişi gerçekte hangi işi, hangi değerle, hangi sorumlulukla yaptı ve procurement document bu katılımın nasıl sayılacağını söylüyor?” olmalıdır.

Güçlü bir teklif sahibi birbiriyle ilişkili fakat ayrı iki kanıt mimarisi tutar. Birincisi Türk compliance dosyasıdır: uygulanıyorsa EKAP kayıtları, düzenlenmiş iş deneyim belgeleri, sözleşmeler, kabul tutanakları, faturalar ve güncel KİK kurallarının gerektirdiği kayıtlar. İkincisi her proje için uluslararası qualification dosyasıdır: imzalı sözleşme, zeyiller, kapsam ve BOQ kesitleri, completion veya taking-over kanıtı, işveren teyidi, gerektiğinde ödeme/sertifikasyon kanıtı, temel miktarlar, bidder katılımı, JV/alt yüklenici sözleşmesi, employer contact details ve certified translation'lar. Aynı arşiv iki sistemi de destekleyebilir; ancak submission paketi önceki ihaleden mekanik biçimde kopyalanmak yerine somut procurement rejimi için kurulmalıdır.

Gokbilge'nin bu alandaki rolü teknik ve bid-governance odaklıdır. Şirket; referans sözleşmelerini canlı kriterlerle eşleştirerek, tüzel kişi katılımını grup şirketi iddialarından ayırarak, temel miktarları ve teknik benzerliği çıkararak, clarification'a hazır evidence register kurarak ve deadline öncesi eksikleri belirleyerek proje geçmişini denetlenebilir qualification kanıtına dönüştürmeye yardımcı olabilir. Resmî hukuk görüşü, noterlik, apostil ve ülkeye özgü tasdik işlemleri yetkin hukuk/noter/konsolosluk profesyonellerinin alanıdır; fakat mühendislik içeriği ve kanıt mantığı bu son formaliteler başlamadan çok önce teklif ekibi tarafından kontrol edilmelidir.

Bu makale Türkiye kamu alımlarındaki iş deneyimi kuralları ile uluslararası ihale yeterlilik uygulamalarını karşılaştırır. Somut olayda ilgili ihale dokümanı, procurement framework, güncel Türk mevzuatı, ülke hukuku ve belgeyi düzenleyen/kabul eden makamın şartları belirleyicidir. Hukuki danışmanlık değildir. Şartlar ihale paketi ve tarihe göre değişebileceğinden teklif sahipleri submission öncesinde canlı ihale dokümanını ve güncel resmi kuralları doğrulamalıdır.