Notice register ve contemporary records: proje devam ederken claim evidence oluşturmak

Bir event'ten aylar sonra hazırlanan claim, event sırasında oluşturulan kayıtlar kadar güçlüdür. Contemporary record; tarafların ne bildiğini, hangi resource'un sahada olduğunu, hangi işin etkilendiğini ve dispute pozisyonları sertleşmeden önce hangi action'ın alındığını gösterdiği için değerlidir. Sonradan oluşturulan narrative ve hafızaya bağımlılığı azaltır.

Event register date, description, contractual basis, notice requirement, responsible person, affected work front, program activity, initial cost code, Employer/Engineer action requirement ve mitigation status'u kaydetmelidir. Register claim'in kendisi değildir; event'in saha, planning, commercial ve contract ekipleri arasında kaybolmasını engelleyen early-warning system'dir.

Notice control yalnız calendar reminder değildir. Ekip contractual trigger'ı, knowledge'ın ne zaman oluşmuş sayıldığını, required recipient'ı, communication method'u, minimum content'i ve varsa follow-up detailed claim deadline'ı belirlemelidir. Particular Conditions standard time bar'ları değiştirebilir; proje kontrolleri generic FIDIC checklist yerine imzalanmış sözleşmeyi kullanmalıdır.

Supporting record event'e göre değişir. Delay/disruption için daily report, labour/equipment hour, access record, inspection hold point, delivery date, fotoğraf, weather, correspondence, revised sequence ve program update gerekebilir. Quantity/variation dispute için measurement, survey record, marked-up drawing, daywork sheet, invoice, material ticket ve subcontractor record gerekebilir. Bu nedenle record plan event-specific olmalıdır.

Evidence tutarlı da olmalıdır. Daily report crew'un full productive olduğunu söylerken daha sonra claim complete disruption iddia ediyorsa credibility zayıflar. Planning, commercial, site ve contract ekipleri ortak event code kullanmalı ve önemli kayıtları olaylar tazeyken review etmelidir. Correction geçmiş kayıtları sessizce yeniden yazmak yerine şeffaf olmalıdır.

İyi kayıt entitlement'ı garanti etmez; ancak kötü kayıt geçerli entitlement'ın gösterilmesini zorlaştırabilir. Pratik hedef izlenebilir bir zincirdir: event, notice, contractual obligation, contemporaneous fact, mitigation, program effect, cost effect ve requested remedy. Bu zincir sürekli korunduğunda claim preparation acil reconstruction çalışması değil project control'ün devamı olur.