EKAP tipi iş bitirme belgesi yoksa yurtdışı proje deneyimi nasıl ispatlanır?

Birçok ülke Türk EKAP iş bitirme belgesine benzeyen bir belge düzenlemez. Bu, projenin ispatlanamayacağı anlamına gelmez. Uluslararası qualification çoğu zaman belge adından çok kanıt temellidir. Bidder önce bidding document'taki canlı formu incelemeli ve kanıtlaması gereken her olguyu çıkarmalıdır: contract identity, employer, lokasyon, tarihler, bedel, completion, bidder rolü, participation amount ve benzerliği kuran özel faaliyet/miktarlar. Evidence pack daha sonra bu olgular etrafında kurulmalıdır.

Birinci katman contractual proof'tur: imzalı sözleşme, faydalıysa notice of award, bedel veya kapsamı önemli ölçüde değiştiren zeyil/variation order, ilgiliyse JV agreement ve bidder alt yükleniciyse approved subcontract agreement. İkinci katman execution proof'tur: interim/final payment certificate, quantity record, onaylı drawing, commissioning/test kayıtları ve completion/taking-over certificate. Üçüncü katman verification proof'tur: employer letter, independent engineer certificate, müşteri iletişim bilgisi veya değerlendiricinin geçmişi doğrulamasını sağlayan başka resmi/üçüncü taraf kayıt.

Employer confirmation letter reklam metni değil olgusal belge olmalıdır. Employer ve contractor'ı, contract number/title, lokasyon, ilgiliyse signed/final value, tarihler, completion status, bidder rolü, ana scope, key quantities ve işin satisfactorily completed olup olmadığını göstermelidir. Bidder JV member veya subcontractor ise yazı bidder'ın tüm projeyi yaptığı izlenimi vermemelidir. USD 42 milyonluk elektrik-mekanik paketi net biçimde açıklayan yazı, USD 400 milyonluk hastane projesine katılımı genel ifadeyle anlatan yazıdan daha güçlü kanıttır.

Türkiye kamu alımlarında kullanım için yurtdışı yapım deneyiminin ayrıca yerel compliance katmanı vardır. EKAP yurtdışı yapım işi deneyim kanıtının kaydı için özel talep süreci sunmakta ve deneyimi gösteren belge, sözleşme, kabul tutanakları ve yetki belgeleri gibi evrakları listelemektedir. Bidder deneyimi Türk KİK/EKAP rejiminde kullanmak istiyorsa bu süreç önemlidir. Ancak ayrı bir yabancı MDB ihalesinde gereken kanıtla karıştırılmamalıdır; orada receiving bidding document belirleyicidir.

Tercümeler kanıt yapısını korumalıdır. Qualification, annex veya BOQ içinde bulunan scope'a dayanıyorsa yalnız bir sayfalık sertifikayı tercüme etmek yeterli değildir. Original language, translated document, page range, her belgenin hangi olguyu kanıtladığı ve certification/notarisation/legalisation gerekip gerekmediğini gösteren document index hazırlanmalıdır. Değerlendirici bidder geçmişini yeniden kurmak zorunda kalmadan qualification formundan supporting page'e gidebilmelidir.

Bu paketi oluşturmak için en doğru zaman project closeout'tur. Proje ekibi dağıldıktan sonra personel değişir, müşteri kontakları kaybolur ve orijinal kayıtlar ülkeler/JV'ler arasında dağılır. Bu nedenle contract closeout; temiz sözleşme kopyaları, final scope/value özeti, kabul kayıtları, key quantities, client confirmation, contact permissions ve stratejik olarak faydalıysa temel kanıtların certified translation'larını içeren “future qualification file” üretmelidir. Referansın korunması idari son iş değil business development faaliyetidir.

Bu makale Türkiye kamu alımlarındaki iş deneyimi kuralları ile uluslararası ihale yeterlilik uygulamalarını karşılaştırır. Somut olayda ilgili ihale dokümanı, procurement framework, güncel Türk mevzuatı, ülke hukuku ve belgeyi düzenleyen/kabul eden makamın şartları belirleyicidir. Hukuki danışmanlık değildir. Şartlar ihale paketi ve tarihe göre değişebileceğinden teklif sahipleri submission öncesinde canlı ihale dokümanını ve güncel resmi kuralları doğrulamalıdır.